„Wie bekommen wir unseren Betrieb ins digitale Zeitalter?“
Es gibt viele Aufgaben wenn es um die Verwaltung von kleinen und mittelständigen Betrieben geht. Mitarbeiterverwaltung, Dokumentenablage, interne Kommunikationskanäle, gemeinsame Terminkalender, Kollaborationssoftware. Und wie geht das alles datenschutzkonform? Wer administriert uns das?
Domain
ihre-firma.de
mail@
ihre-firma.de
Web
www.
ihre-firma.de
Work
cloud.
ihre-firma.de
Wir kennen es alle – WhatsApp-Gruppen können anstrengend sein! Sie erfüllen zwar einen wichtigen Zweck im privaten Alltag & sind dort auch nicht mehr wegzudenken. Allerdings haben sie im professionellen Umfeld nichts zu suchen & häufig gehen wichtige Themen, Infos oder Inhalte in irgendwelchen Chats auch schnell verloren.
Manche Informationen gehören auf eine Website, andere ins interne Verwaltungssystem.
Jeder Inhalt hat sein Medium !
Vor allem für kleine und mittelständige Betriebe ist wichtig, dass die digitale Verwaltung einfach gestaltet ist ! Dafür sollte es zentrale & sichere digitale Orte geben. Seit die Möglichkeiten von Homeoffice und Remote Work in unser Leben getreten sind, sollte das Arbeiten von überall aus genauso einfach sein wie im Büro.
Kleine und Mittelständige Unternehmen haben häufig veraltete Strukturen & Prozesse. Diese sind menschengemacht und können oder müssen sogar hinterfragt werden. Digitalisierung beginnt mit der Einstellung & Bereitschaft für Veränderung!
Gleichzeitig ist das Budget oft ein Hindernis für Veränderungen, d.h. der Kostenfaktor spielt auch in der Digitalisierung immer eine zentrale Rolle !
In Deutschland ansässige Betriebe sind verpflichtet sich an in Deutschland und Europa geltendes Recht zu halten. Das betrifft allen voran auch den Datenschutz! Die deutsche Wirtschaft kann und sollte stolz darauf sein, dass wir mit unseren persönlichen Daten sensibel umgehen müssen! Persönliche & Private Informationen gehören nicht in die Hände von amerikanischen Konzernen. Wir können uns nie darüber sicher sein, was sie am Ende damit anrichten.
Digitalisierung bedeutet auch immer sich über die Daten und Informationen bewusst zu sein, die erhoben und gespeichert werden – geben Sie Ihre Daten nicht in die Hände derer, die sich nicht an unser Recht halten müssen & holen Sie sich die Kontrolle Ihrer Daten zurück ins eigene Unternehmen!
Domain & Website
Eine Website ist das digitale Aushängeschild eines kleinen und mittelständigen Unternehmens. Hier können Neuigkeiten zum Unternehmen veröffentlicht oder das Kundenportfolio präsentiert werden. Auch Ihre potentiellen Neukunden benutzen die Google-Suche bei der Suche nach Lösungen. Der einfache Weg des Erstkontakts eines Neukunden ist nicht selten das Kontaktformular einer Website.
Starten Sie mit Ihrer eigenen Website:
www.ihr-unternehmen.de
Mail, Kalender & Kontakte
E-Mail ist nach wie vor eines der wichtigsten Kommunikationsmittel im Internet. Es ist sicher, weit verbreitet und weltweit akzeptiert.
Mittels eines eigen betriebenen Mail-Servers kann ich Ihrem Betrieb eine umfassende Infrastruktur zur Verfügung stellen:
- Kalender und Kontaktbücher. Globale Adressbücher dienen als Kundenregister für alle Mitarbeiter
- Jeder Mitarbeiter kann die Einrichtung auf seinem/ihrem Geschäftshandy oder -Laptop vornehmen – dadurch ist der Zugriff auf E-Mails jederzeit und überall sichergestellt
- Der Mail-Server wird in Deutschland betrieben & entspricht den aktuellsten Sicherheitsstandards. Ihre Nachrichten verlassen nicht die Landesgrenze
- Keine Limits ! Für die Anzahl von E-Mail-Postfächern gibt es keine Grenzen. Jeder Mitarbeiter erhält natürlich eine eigene E-Mail-Adresse – und auch spezielle Postfächer bspw. für den Eingang von Recnungen sind kein Problem:
vorname.nachname@ihr-unternehmen.de
rechnung@ihr-unternehmen.de
Zusammenarbeit in der Cloud
Mit einer Cloud-Lösung sind sie zentral, unabhängig und flexibel. Ich stelle Ihnen eine NextCloud zur Verfügung – eine in Deutschland hergestellte Software-Lösung. Das Betreiben eines eigenen Servers ist selbstverständlich mit Kosten verbunden, die Software selbst ist jedoch „Open Source“ und somit kostenfrei.
Mit der NextCloud können Unternehmen folgende Dinge organisieren:
- Kalender: Geschäftstermine können in gemeinsamen und individuellen Kalendern organisiert werden
- Dateien: In diesem Bereich können Ordner und Dokumente abgelegt werden. Sie können diese Dokumente auch mit Kunden teilen – dafür erstellen Sie ganz einfach einen Link zum Dokument und verschicken diesen an Ihre Kunden. Diese Anwendung lässt sich bedienen wie eine Dropbox oder ein GoogleDrive – nur eben in Ihrer eigenen Verwaltung & Kontrolle !
- Fotos: Hier können Sie Bilder von Veranstaltungen, Messe-Besuchen o.ä. hochladen und allen anderen im Betrieb zur Verfügung stellen
- Aktivität: Diese Anwendung listet auf wer was & wann zuletzt bearbeitet hat. Sie haben dadurch stets die neusten Änderungen im Blick
- Decks: Hier können Sie & Ihr Team Aufgaben sammeln und organisieren. Erstellen Sie für jede Aufgabe eine Karte, legen fest wer dafür verantwortlich ist, kommentieren die Aufgabe & haken sie ab sobald sie erledigt wurde
- Umfragen: Im Unternehmen muss man sich abstimmen. Digital kann das durch Umfragen erfolgen. So kann jeder Mitarbeiter seinen Input geben wann und wo er oder sie möchte
- Teams & Gruppen: NextCloud ist wie gemacht für das Arbeiten in einzelnen Teams. Ein Team besteht aus einzelnen Mitarbeitern. Für jedes Team können dann Berechtigungen festgelegt werden. Zum Beispiel: Team A kann nur Kalender A sehen. Team B kann die Ordner B,C & D bearbeiten, aber nicht Ordner A, etc. pp.
- Ankündigungen: Hier kann der Geschäftsführer oder Teamleiter allen Mitarbeitern bei Bedarf wichtige Infos zukommen lassen. Diese Info ist sichtbar, sobald Kollegen sich morgens ins System einloggen. Falls es etwas dringender ist, kann diese Info bspw. auch direkt per Mail an die Mitarbeiter gesendet werden. Haben Kollegen und Kolleginnen die NextCloud-App (Android & iOS) auf Ihrem Diensthandy installiert, kann eine Push-Benachrichtigung auf’s Handy geschickt werden, sodass die Kollegen informiert sind, sobald Sie die Neuigkeit veröffentlicht haben.
Diese Anwendung ist Cloud-Basiert und wird selbst gehostet, d.h. sie kann auf dem eigenen Server direkt neben Ihrer Website existieren:
cloud.ihr-unternehmen.de
Alles beginnt mit einer Domain…
Ich helfe Ihnen bei der Wahl und berate Sie beim Kauf Ihrer eigenen Domain.
Sie legt den Grundstein für Ihre zukünftigen digitalen Angebote.
Als Ihr Administrator verwalte ich gerne die Domain für Sie – allen voraus die Einträge im DNS !
E-Mail-Adressen für alle !
Verfügt der Betrieb über eine eigene Domain, können E-Mail-Adressen, Kontaktbücher und gemeinsame Kalender erstellt werden.
Dies stellt nicht nur die Basis-Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens dar, sonder ermöglicht auch die Anmeldung & Registrierung bei weiteren Diensten oder Kunden.
Egal in welcher Funktion im Betrieb oder zu welchem Zweck Sie im Auftrag des Unternehmens zukünftig ein Konto erstellen möchten. Sie brauchen dafür überall eine E-Mail-Adresse & haben Sie von nun an auch !
Website gefällig?
Ein digitales Aushängeschild mit Informationen und Kontaktmöglichkeiten ist heute unterlässlich für jeden Betrieb. Und sie erleichtert die Kommunikation nach außen.
- Sie möchten für Ihr Unternehmen werben?
- Anmeldeformulare für Schulungen zur Verfügung stellen?
- Kontaktmöglichkeiten anbieten?
- Artikel & Neuigkeiten zum Unternehmen veröffentlichen?
All das lässt sich auf einer Website optimal abbilden. Ich verwende hierfür das Content-Management-System WordPress.
Verwaltung in der Cloud
NextCloud bietet als Open Source Anbieter eine optimale Software-Lösung für kleine und mittelständige Unternehmen.
Mit dieser Anwendung können alle Belange und Aufgaben, die innerhalb eines Betriebs anstehen, erledigt werden.
Diese Anwendung wird auf eigenen Servern installiert, d.h. auch:
Wird die Anwendung auf einer deutschen Infrastruktur betrieben, sind Sie und Ihr Unternehmen mit NextCloud zu 100% Datenschutzkonform! Da kann keine Dropbox mithalten !
