„Wie bekommen wir unseren Verein ins digitale Zeitalter?“
Es gibt viele Aufgaben wenn es um die Verwaltung von Vereinen geht. Mitgliederverzeichnisse, Dokumentenablage, Kommunikationskanäle, Veranstaltungskalender. Die heutigen Anforderungen an Vereine verlagern sich genauso in die digitale Welt, wie der private & berufliche Alltag jedes einzelnen Mitglieds bereits gestaltet ist.
Domain
ihre-domain.de
mail@
ihre-domain.de
Web
www.
ihre-domain.de
Work
cloud.
ihre-domain.de
Wir kennen es alle – WhatsApp-Gruppen können anstrengend sein! Sie erfüllen zwar einen wichtigen Zweck im Alltag & sind nicht mehr wegzudenken für eine kurze Info oder Rückfrage. Allerdings gehen wichtige Themen, Infos oder Inhalte dort auch schnell verloren.
Manche Informationen gehören auf eine Website, andere in die interne Vereinsverwaltung.
Jeder Inhalt hat sein Medium !
Wichtig ist, dass die Verwaltung einfach gestaltet ist ! Dafür sollte es zentrale digitale Orte geben – sowohl für den Ausschuss als auch für jedes Mitglied. Gleichzeitig sollte das System von überall aus verwaltet werden können, unabhängig von Gerät oder Lokalität.
Vereine sind häufig auf Spenden & Mitgliedsbeiträge angewiesen, d.h. der Kostenfaktor spielt immer eine Rolle ! Ein solches System darf deshalb den Verein nicht in finanzielle Bedrängnis bringen !
Vereine sind, genauso wie alle anderen Organisationen in Deutschland, verpflichtet sich an in Deutschland oder Europa geltendes Recht zu halten. Das betrifft allen voran auch den Datenschutz ! Persönliche & Private Informationen gehören nicht in die Hände von amerikanischen Konzernen. Wir können uns nie darüber sicher sein, was sie am Ende damit anstellen.
Digitalisierung bedeutet auch immer sich über die Daten und Informationen bewusst zu sein, die erhoben und gespeichert werden –
von Ihnen, Ihren Mitgliedern und allen am Verein beteiligten Personen !
Domain & Website
Eine Website ist das digitale Aushängeschild eines Vereins. Hier können Neuigkeiten oder Veranstaltungen veröffentlicht werden, die für die eigene Bevölkerung oder Gemeinde relevant sein könnten. Auch der einfache Weg über ein Kontaktformular kann mit einer Website sichergestellt werden.
Starten Sie mit Ihrer eigenen Website:
www.ihr-verein.de
Mail, Kalender & Kontakte
E-Mail ist nach wie vor eines der wichtigsten Kommunikationsmittel im Internet. Es ist sicher, weit verbreitet und weltweit akzeptiert.
Mittels eines eigen betriebenen Mail-Servers kann ich Ihrem Verein eine umfassende Infrastruktur zur Verfügung stellen:
- Kalender und Kontaktbücher. Globale Adressbücher dienen als Vereinsregister für alle Mitglieder
- Jedes Mitglied kann die Einrichtung auf seinem/ihrem privaten Handy oder Laptop vornehmen – dadurch ist der Zugriff auf E-Mails jederzeit und überall sichergestellt
- Der Mail-Server wird in Deutschland betrieben & entspricht den aktuellsten Sicherheitsstandards. Ihre Nachrichten verlassen nicht die Landesgrenze
- Keine Limits ! Für die Anzahl von E-Mail-Postfächern gibt es keine Grenzen. Jedes Mitglied erhält nach Wunsch eine eigene E-Mail-Adresse – natürlich mit der Domain Ihres Vereins:
vorname.nachname@ihr-verein.de
Vereinsverwaltung in der Cloud
Mit einer Cloud-Lösung sind sie zentral, unabhängig und flexibel. Ich stelle Ihnen eine NextCloud zur Verfügung – eine in Deutschland hergestellte Software-Lösung. Das Betreiben eines eigenen Servers ist selbstverständlich mit Kosten verbunden, die Software selbst ist jedoch „Open Source“ und somit kostenfrei.
Mit der NextCloud können Vereine folgende Dinge organisieren:
- Kalender: Veranstaltungstermine können in gemeinsamen Kalendern organisiert werden
- Dateien: In diesem Bereich können Ordner und Dokumente abgelegt & geteilt werden. Diese App lässt sich bedienen wie eine Dropbox oder ein GoogleDrive
- Fotos: Hier können alle Mitglieder Bilder von Veranstaltungen o.ä. hochladen und allen anderen zur Verfügung stellen
- Aktivität: Diese Anwendung listet auf was zuletzt im Mitgliederbereich be- und gearbeitet wurde
- Decks: Hier können Aufgaben gesammelt werden die anstehen, in Arbeit sind oder bereits erledigt wurden
- Umfragen: Jedes Mitglied kann Umfragen erstellen und an Umfragen teilnehmen
- Teams & Gruppen: NextCloud ist wie gemacht für das Arbeiten in einzelnen Teams. Ein Team besteht aus einzelnen Mitgliedern. Für jedes Team können dann Berechtigungen festgelegt werden. Zum Beispiel: Team A kann nur Kalender A sehen. Team B kann die Ordner B,C & D bearbeiten, aber nicht Ordner A, etc. pp.
- Ankündigungen: Hier kann der Administrator, also bspw. der Vorstand, allen Mitgliedern bei Bedarf wichtige Infos zukommen lassen. Für diese Info können Mitglieder bspw. direkt per Mail benachrichtigt werden. Ist die NextCloud-App (Android & iOS) installiert, können ebenfalls Push-Benachrichtigung an alle Mitglieder versendet wird. So kann jedes Mitglied auf dem privaten Handy unmittelbar darüber in Kenntnis gesetzt werden, dass eine Ankündigung in NextCloud eingetragen wurde.
Die Cloud-Anwendung kann direkt neben Ihrer Website existieren:
cloud.ihr-verein.de
Alles beginnt mit einer Domain…
Ich helfe Ihnen bei der Wahl und berate Sie beim Kauf Ihrer eigenen Domain.
Sie legt den Grundstein für Ihre zukünftigen digitalen Angebote.
Als Ihr Administrator verwalte ich die Domain für Sie – allen voraus die Einträge im DNS !
E-Mail-Adressen für alle !
Sobald der Verein über die eigene Wunsch-Domain verfügt, können E-Mail-Adressen, Kontaktbücher und gemeinsame Kalender erstellt werden.
Dies stellt nicht nur die Basis-Kommunikation innerhalb und außerhalb des Vereins dar, sonder ermöglicht auch die Anmeldung & Registrierung bei weiteren Diensten.
Egal in welcher Funktion im Verein oder zu welchem Zweck Sie im Auftrag des Vereins zukünftig ein Konto erstellen möchten. Sie brauchen dafür überall eine E-Mail-Adresse & haben Sie von nun an auch !
Website gefällig?
Ein digitales Aushängeschild mit Informationen und Kontaktmöglichkeiten gehört heute zum guten Ton – auch für jeden Verein. Und sie erleichtert die Kommunikation nach außen.
- Sie möchten für Ihre Veranstaltungen werben?
- Anmeldeformulare zur Verfügung stellen?
- Kontaktmöglichkeiten anbieten?
- Artikel zum letzten Event veröffentlichen?
All das lässt sich auf einer Website optimal abbilden. Ich verwende hierfür das Content-Management-System WordPress.
Vereinsverwaltung in der Cloud
NextCloud bietet als Open Source Anbieter eine optimale Software-Lösung für Vereine oder kleine & mittelgroße Unternehmen.
Mit dieser Anwendung können alle Belange und Aufgaben, die innerhalb eines Vereins anstehen, erledigt werden.
Diese Anwendung wird auf eigenen Servern installiert, d.h. wird die Anwendung auf einer deutschen Infrastruktur betrieben, sind Sie mit NextCloud zu 100% Datenschutzkonform! Da kann keine Dropbox mithalten !
